La question de la signature électronique légale devient incontournable dans le contexte de tendance croissante des entreprises à se dématérialiser. En fait, le problème ici n'est pas simplement de signer numériquement des documents ou de numériser des signatures manuscrites, mais d'établir un processus pour assurer la pleine légalité avec les normes juridiques en vigueur. De ce fait, vous devez vous appuyer sur une attestation signée électroniquement donnée par un tiers de confiance. Ce certificat assure l'intégrité de vos dossiers et l'authentification du signataire. Mais comment faire une signature électronique ?
À quoi sert la signature électronique ?
En général, une signature électronique est invisible. En effet, elle est constituée d'une suite cryptée de caractères qui ne se montre pas dans le contenu du document à émarger. Il ne s'agit donc pas d'un scan d'une signature manuscrite. Les signatures électroniques vérifient de manière fiable l'auteur d'un document et garantissent que le contenu du document n'a pas été altéré ou changé. Toutes sortes de document numérique peuvent être signées électroniquement. Les chefs d'entreprise ont la possibilité de dématérialiser un devis, les fiches de paie ou les bons de commande. Cela permet de gagner du temps puisque les documents peuvent être signés à distance et instantanément grâce à la signature électronique.
Outre cela, une signature électronique peut être considérée comme une identification numérique. Elle contient des informations sur les signataires invisibles à l'œil nu, soit sous forme logicielle, entièrement dématérialisées, soit sous forme de périphérique matériel miniature. Son intégration fiabilise totalement les documents numériques, car l'engagement du signataire est irrévocable. Par conséquent, les conventions numériques ont la même valeur que les contrats papier. Sur ce site spécialisé, vous pouvez trouver plus d’informations sur le sujet.
La valeur juridique d’une signature électronique
En réalité, les signatures électroniques ont la même valeur que les paraphes manuscrits. Ainsi, le tribunal peut accepter des documents signés électroniquement comme preuve en cas de litige. Les signatures électroniques permettent de reconnaître formellement le signataire d'un contrat et de certifier son lien avec ce qui a été émargé. Pour exercer ce droit, les documents pertinents doivent être remis au tribunal via une clé USB. Notez toutefois que ceci n'est approuvable que pour les signatures électroniques avancées, c'est-à-dire les signatures électroniques émises par un prestataire d’authentification électronique. Dans le cas de signatures électroniques simples, il appartiendra aux responsables d'entreprise et aux organisations qui fournissent les outils de signature d'attester de l'authenticité du document.
Comment faire une signature électronique ?
Pour signer des documents dématérialisés selon les normes légales, vous devez faire appel à un prestataire de services de signature et d'archivage électroniques à valeur définitive en ligne. Les opérations sont tracées, scellées, enregistrées, horodatées et conservées de manière honnête et sécurisée sur l'espace sécurisé qu'il met à votre disposition. Pour créer une signature électronique avancée ou qualifiée et donc sécurisée, engagez un tiers de confiance. Ce professionnel associera votre signature à un certificat électronique reconnu par une autorité publique. La remise de ce certificat réclame un processus de certification, au minimum, l'envoi de pièces d'identité.
Afin de signer un document avec une signature électronique, cliquez sur le lien d'accès acquis par e-mail, lisez le document numérique et signez-le après avoir reçu le code de sécurité par SMS. Vous avez donné votre consentement légal. En plus, tous les formats de documentations peuvent être émargés électroniquement, sans l’utilisation d’un logiciel spécialisé. Néanmoins, les bonnes méthodes sont en faveur du format PDF. Ce dernier offre une meilleure conservation et protection du contenu, et c'est le seul standard accepté en Europe, incluant un élément de parafe directement dans le fichier. Dans cette démarche, il vous suffit d’agréger votre signature électronique en utilisant les options disponibles dans votre version.
Les logiciels de signature électronique
Certaines offres en ligne vous permettent de signer gratuitement des dossiers par voie électronique. Par exemple, Online Signature est idéale pour signer des documents qui ne nécessitent aucune certification spécifique. Par ailleurs, l'outil est facile à utiliser et permet de gagner un temps précieux en évitant l'envoi d'e-mails, l'impression et la numérisation dans les deux sens. Toutefois, si vous avez des exigences de sécurité élevées et que vous avez besoin de garantir l'authentification de la signature, une solution professionnelle et sécurisée est plus adaptée.
Connective eSignatures offre des signatures électroniques de niveau 3 et vous permet de choisir parmi plusieurs méthodes de signature. DocuSign est certifié par eIDAS et LSTI tout en permettant de transmettre systématiquement les documents signés par les salariés à leurs responsables administratifs ou tout autre émetteur pour traitement. Oodrive_sign, vous permet de vous appuyer sur un tiers de confiance tout en vous permettant de signer des documents conformes eIDAS et gérer des signatures avancées, simples ou certifiées. Il y a également le logiciel signaturit qui est conforme aux réglementations européennes et françaises et propose la signature simple avec case à cocher ou avec certificat électronique. Il est donc fortement recommandé de sélectionner la signature électronique avancée. Dans cette démarche, vous pouvez contacter en ligne, un prestataire d’e-certification, qui propose un produit adapté à vos besoins.
